Membuat Proposal yang OK!

Membuat proposal sebuah event adalah membuat penawaran ide dan gagasan yang terkonsep atau gambaran rinci tentang sebuah event yang akan diselenggarakan secara tertulis. Disinilah kita harus bisa menjual gagasan semenarik mungkin karena proposal adalah ujung tombak yang digunakan untuk presentasi dengan klien.

sebelum menyusun propsal alangkah baiknya kita membuat kerangka proposal event yang akan kita selenggarakan. Pembuatan kerangka proposal akan mempermudah penyusunan, baik redaksional maupun tatannanya, selain itu juga akan meminimalisir kesalahan atau kekurangan penginputan data yang diperlukan untuk dicantumkan dalam proposal kita.

Agar dapat menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah proposal harus mengandung bagian-bagian beriku ini :

Gambaran Umum
Gambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi kita dan manfaat yang dapat kita tawarkan kepada sponsor

Rincian event
Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan profil pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan, dan sebagainya. Semuanya berkaitan dengan data kuantitatif, informasi yang disediakan disini bervariasi, tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan.

Anggaran
Pada saat menyususn anggaran, buatlah serealistis mungkin. hindari kesan Mark Up yang berlebihan karena akan mencerminkan pribadi yang rakus. lebih baik realistis tapi manis, bukan?

Rencana Pemasaran
Rencana pemasaran untuk event yang telah kita susun dicantumkan pada bagian ini. Rencana tersebut menjelaskan bagaimana kita akan memasarkan event kita, nilai dari semua komponen pemasaran, media yang akan kita gunakan dan rencana publikasi

Desire
Proposal selayaknya bisa mengugah calon sponsor untuk segera memanggil kita dan membicarakan gagasan kita. Buat gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka, baru dan unik. Tekankan pula bahwa gagasan tersebut harus segera diwujudkan, jika tidak gagasan tersebut akan diwujudkan oleh produk kompetitornya, dan akan rugi kalau tidak segera merealisasikannya.

Riset Pasar
Untuk mendapatkan sponsor, kita harus memiliki informasi menyeluruh mengenai pasar sasaran kita, paling tidak profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan mereka, dimana mereka tinggal dan sebagainya. Tentu ini diperoleh dari riset, jangan menggunakan istilah yang umum dalam menggambarkan pasar kita. Ini menunjukan bahwa kita tidak tahu siapa pasar kita yang sesungguhnya. Contoh istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan pasar sasaran adalah seperti “pencinta seni”, “pengunjung mall” atau masyarakat umum dan sebagainya.

Paket Manfaat
Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dengan mengambil daftar inventaris manfaat. Manfaat yang dicantumkan dalam daftar harus merupakan paket lengkap yang sesuai untuk suatu calon sponsor tertentu, tetapi jangan mencantumkan semua manfaat yang ada dalam daftar inventaris. Mengemas manfaat menjadi suatu paket yang customized untuk calon sponsor tertentu sangatlah penting. Gunakan tanda untuk masing-masing manfaat, untuk mempermudah pemahaman calon sponsor, kita juga dapat mengelompokan manfaat tersebut kedalam kategori yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat.

Investasi
dalam bagian ini, kita harus merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan oleh sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk uang tunai, jasa atau barang, dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan EO kita. Dalam bagian ini kita harus memasukan batas tanggal pelunasan pembayaran berikut insentif yang kita tawarkan

Setelah calon sponsor yakin dengan gagasn kita, kita tinggal menunggu tindakan mereka. Biasa jadi dalam satu minggu kita diminta datang untuk melakukan brainstorming. Tetapi jika ternyata belum ada jawaban, tidak ada salahnya kita yang action terlebih dahulu menanyakan kepastian pada mereka. Ada siasat jitu agar proposal yang disampaikan dapat segera dibaca, antara lain dengan teknik pengiriman yang tepat, misalnya melalui email atau facsimile, ada kecenderungan bahwa surat yang dikirim melalui facsimile dianggap sangat penting dan mendesak. bisa juga dilakukan berupa paket yang bikin heboh? Semua memang mesti dicoba.

(30 votes, average: 2.53 out of 1)

 Loading ...

Learn How To Create An Event That Will Generate Revenue For You!

When you are thinking about getting a great event together and making it special, you will want to use a little bit of your creative mind to make it great. You will want to learn how to create an event that will generate revenue for you.  You will be able to make a great profit with your event and this will be a great success.

If you are trying to plan something that will bring you a little bit of profit, you will have to spend a little bit too. You will want to make sure that you are able to find the funds to spend on your special event. This is something that will be a great idea for you and one that will defiantly work out in the end.

You need to find the money to create your special event. You will want to hold fundraisers if necessary and other special events to make this great success happen for you. You will love the fact that you can get some of the money for your event and get all things that you want and need in to pull this thing off.

You will want to be sure that you are using the right materials to make the event great. You should have the right decorations that are going to really make your event stand out. You will also want to have the right location to start. You will find that there are many different areas that you can hold your event. The first thing that you need to do is make sure that you reserve the spot that will accommodate all of the guests and have enough room to keep them all comfortable.

After you have the location that is best for you, you will have to pick the food and the entertainment. You need to have a good menu that will get people’s attention.  Everyone wants to have a good meal when they go out especially if this is a meal that they are going to end up paying for. They will want to have something that is delicious and something that will give them a great impression.

Depending on the reason for your event, you may have to decide what type of donation you are looking for. You will want to use the donations for the cause that you are looking for. You will have to make sure that you are doing your best to raise the most money that you can for your cause. This will make you feel better and get a better reaction to your party.
Take the time to make the best of your budget and use all the resources that you have to make the event the perfect party. You will get more people to come to your party as well as make good revenue that you can use for purpose of the party. Sticking to your budget will help to keep you on track and make you more money in the end.

Make sure that you are advertising your event. You need to get all the publicity that you can when you are try to make some revenue from an event. This is something that you can be sure to have a great experience with if you are willing to go the distance and put forth your best effort to make your event stand out from the rest. People will be pleased with the great job that you have done and they will want to give up their money because of the wonderful job they have had.

(2 votes, average: 4.00 out of 1)

 Loading ...

How To Attract The Right People To Your Event

There are many different types of events and there are different people who you will like to attract to the party, however, you need to attract the right people to the event or it just won’t be the same.

One of the best ways to attract the right people is make your party a private party. Private parties are invitation only. When you have a private party you are able to limit the amount of people who will attend and also the type of people that will come. This is when you can send it to all the people that you truly would like at the party. However, just because you invite them, doesn’t mean that they will come. So how do you get the people who really want to come to the party?

The way to get all those important people that you want to come to your party is offer them something they can’t refuse. On the invitation, which should be professionally done, you will want to say something encouraging. Things like you are invited to the ____’s party of the year or a night of romance and dining. Most people will not turn down a dinner party because it is a way for them to associate and mingle with possible business associates.

To weed out the unwanted, you should state on the invitation the dress code. Like black tie event, or semi-formal/formal. Usually, the more emphasis on formal, the more likely you are able to weed out all those who wouldn’t fit in. Most people will not attend a party if they feel uncomfortable. If you would like to invite someone who wouldn’t fit in, go ahead, because at least you can say that you offered, but most likely they won’t come and ruin the party by their antics.

Another way to get the people whom you really want to come is by giving them a VIP ticket to the party. This way they can come and associate with other people whom you think is very important to the party, but they don’t have to deal with all the hassle of associating with those whom they would rather not. VIP also makes a person feel very special and honored. With the word VIP, they are more likely to come because it is an honor. It is one way to lure the best guests to come to a party or event.

You need to hire a publicist to help you plan a huge event for you. Your publicist will do everything for the party. They will advertise how great the party is and they will also show you ways to enhance your public look. They will make your look and act like a VIP without being a VIP. A publicist will help you look ten times better. They know exactly what it takes to get the ideal guests to attend and what you need to do to persuade them to come.

One of the best times to throw a party is when you are moving up the ladder. This way you can have people whom you have become friends with and also make some business contacts. Getting the important people to the party can be hard, but many of them are interested in the new person. They want to know the person who may, someday, replace them. That’s one reason why you might get them to come, however, you need to consider that when it comes to the party. You need to think about why they are coming and then deliver all that they expect from the party, your family, and your home so that they keep you mind.

(No Ratings Yet)

 Loading ...

Menentukan Target Market

Sering kali kita mendifinisikan target market event kita sebagai audiense umum, kita ingin semua orang datang ke event kita, bahkan kita yakin para calon sponsor senang degan definisi umum seperti itu. Namun perlu kita ketahui, menurut perinsip pemasaran, tidak ada perusahaan yang memiliki uang atau sumber daya lainnya untuk menjangkau seluruh pasar secara efektif. Jadi tugas kita adalah menentukan dan memprioritaskan siapa saja target market tersebut, agar kita bisa memaksimalkan keberhasilan program pemasaran event kita.

Target market kita ditentukan melalui dua kriteria, yaitu :

1. Demografis.
Inilah data mengenai seseorang atau peta market seperti umur, jenis kelamin, status perkawinan, punya anak atau tidak, dimana mereka tinggal, status pekerjaan dan jumlah penghasilan, juga informasi lebih spesifik seperti apakah memiliki handphone lebih dari satu atau tidak, seberapa sering keluar negeri dan lain sebagainya.

2. Psikografis
Inilah data mengenai market yang berhubunga dengan mengapa orang melakukan sesuatu, apa yang memotivasi mereka lebih memilih suatu produk dibanding produk lainnya, serta berhubungan dengan pertanyaan-pertanyaan seputar gaya hidup, dan sebagainya. Contoh kata-kata yang bisa menggambarkan peta market secara psikografis antara lain; aktif, berorientasi pada nilai uang, berorientasi pada kualitas, feminis, berani mengambil resiko, tanggung jawab kepada lingkungannya, macho, penghemat, dan lain sebagainya. Kreteria psikografis merupakan faktor paling penting dalam menentukan target market.

Target market adalah sekelompok orang yang memiliki kesamaan profil demografis dan psikografis. Kita mugkin mempunyai beberapa target market, beberapa diantaranya sangat berbeda satu sama lain dari segi demografis maupun psikografis. Gabungan target market di sebut audiens. Jangan keliru dengan istilah-istilah diatas karena perbedaan tersebut akan menjadi sangat penting pada saat menentukan calon sponsor yang akan dijadikan sasaran pencarian sponsorship.

Setelah bisa menentukan target market maka kita akan menemukan market seperti apa dan predikis jumlah market yang akan ikut berpartisipasi pada event kita, contoh diagram sebagai berikut :

Dari kelompok di atas upaya pemasaran diprioritaskan untuk kelompok yang ditengah, kelompok ini paling efektif dari segi biaya untuk dijadikan sasaran pemasaran. Semakin kecil kemungkinan suatu kelompok untuk hadir semakin mahal dan  sulitlah upaya memasarkan sesuatu kepada mereka dan jenis eventnya pun akan sedikit exlusif.

(4 votes, average: 4.00 out of 1)

 Loading ...

Peran Baru Sponsorship

Sebelum mencari sponsor, ada baiknya terlebih dahulu kita memahami konsep sponsorship yang terbaru. Saat ini banyak sekali Event Organizer atau penyelenggara acara lainnya masih melihat pencarian sponsor semata-mata sebagai aktivitas penggalangan dana untuk mendukung acara yang dibuat. Padahal kini sponsorship telah berubah menjadi sebuah bentuk kerjasama kemitraan pemasaran antara perusahaan penyelenggara event dengan perusahaan sponsor. Apabila kita tidak siap menjadi bagian dari jalinan kemitraan upaya pemasaran yang saling menguntungkan, kegiatan sponsorship yang kita bina akan gagal, mungkin saja kita berhasil mendapatkan sponsor, tapi akan gagal mempertahankan hubungan kerjasama untuk jangka panjang.

Dalam beberapa tahun belakangan ini, pekerjaan untuk mencari sponsor telah berubah secara drastis. Hal ini dipicu terutama oleh meningkatnya harapan dari para sponsor. Mereka ingin kegiatan sponsorshipnya dapat dijadikan sebagai sarana untuk mencapai berbagai sasaran sekaligus, dengan mengintegrasikan sponsorshipnya ke dalam beragam aktivitas pemasaran lain. Mereka ingin sponsorshipnya benar-benar dapat menghubungkannya dengan pasar sasaran. Dalam jangka panjang, para sponsor tidak tertarik diasosiasikan dengan acara (event) yang disponsorinya. Mereka tidak ingin mengaitkan mereknya dengan sepak bola, seni, ataupun aktivitas lainnya. Mereka ingin membangun hubungan dengan pasar sasaran sampai pada tingkat hubungan personal, memperkuat hubungan tersebut dan menciptakan tingkat relevansi yang tidak dapat dicapai oleh media pemasaran seperti televisi, radio atau surat kabar.

Dengan demikian, tugas pencari sponsor telah berubah dari ibarat sebagai pengibar bendera menjadi pipa penyalur, dengan menawarkan beragam manfaat dan peluang yang dapat membantu sponsor mencapai tingkat hubungan tertentu dengan pasar sasarannya. Saat ini para sponsor juga mengharapkan agar kita membantu mereka memahami lebih mendalam mengenai para pengunjung acara yang kita selenggarakan. Mereka bukan sekedar ingin tahu tentang umur dan jenis kelamin para pengunjung, tetapi mereka juga ingin tahu mengapa orang-orang tersebut mau untuk datang ke acara kita, apa yang menjadi daya tarik utamanya. Para sponsor juga ingin dapat memperbaiki atau meningkatkan pengalamannya.

Ini berarti kita sebagai pencari sponsor dituntut bekerja lebih extra keras lagi. Apabila sponsorship dipilih berdasarkan manfaat dari besarnya eksposur atau kemewahan acara, para sponsor selalu dapat memilih acara (event) lain yang diselenggarakan oleh pesaing kita. Event adalah komoditas yang mudah diganti-ganti. Sponsor dapat dengan mudah pindah ke berbagai event yang berbeda. Oleh karena itu, penyelanggara event tidak dapat mengandalkan pendapatan dari sponsor. Model baru dari sponsorship didasarkan pada kemitraan. Sponsorship yang didasarkan pada kemitraan mampu memberikan beragam jenis hasil yang menyebabkan sponsor manapun sulit untuk meninggalkan kerjasama kemitraan tersebut.

Reference by:

Event Sponsorship; Anne-Marie Grey & Kim Skildum-Reid

(5 votes, average: 3.00 out of 1)

 Loading ...